A história de um país se perde... não de uma vez. Ela se apaga, aos poucos. Um documento que não abre. Um arquivo corrompido. Uma ata que sumiu. E de repente, quando mais se precisa, não há memória. Não há prova. Não há defesa.
Se você acha caro investir em preservação da memória institucional, experimente perder um processo, um contrato ou um documento histórico por falha digital.
A Lei é clara — preservar é dever do Estado
No Brasil, preservar documentos arquivísticos é uma obrigação legal dos órgãos públicos, seja na esfera municipal, estadual ou federal. A Constituição Federal de 1988 já estabelece, no artigo 216, que compete ao Poder Público garantir a gestão da documentação governamental e a preservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo. Além disso, leis e normas reforçam essa obrigatoriedade:
Leis e normativas que exigem preservação digital
- Lei nº 8.159/1991 – Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
Garante que os documentos de arquivos públicos são bens de valor histórico, probatório e informativo, devendo ser preservados permanentemente.
- Lei nº 12.682/2012 – Digitalização e guarda de documentos públicos e privados.
Regula a digitalização e assegura que os documentos digitais tenham o mesmo valor legal dos originais, desde que cumpram requisitos técnicos e legais.
- Decreto nº 10.278/2020 – Requisitos técnicos para digitalização de documentos públicos e privados com valor legal.
Define parâmetros de qualidade, metadados, formato e preservação.
- Resoluções do CONARQ, especialmente a Resolução nº 43/2015 – RDC-Arq – Requisitos para sistemas de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis
- Normas internacionais aplicáveis, como ISO 14721 (OAIS) e ISO 16363, também são recomendadas para garantir a integridade e longevidade dos acervos digitais.
Imagine um pequeno município brasileiro.
Tudo parecia estar no lugar: processos digitais rodando, arquivos sendo guardados “em pastas” no servidor, planilhas, PDFs, fotos de obras públicas, contratos, licitações.
Até que, em 2023, durante uma auditoria, o Tribunal de Contas solicitou os documentos de um contrato de 2012. O documento não estava. O PDF? Corrompido. O backup? Sumiu. O sistema antigo? Descontinuado.
O resultado? Multa. Processo administrativo. Notificação do Ministério Público. E uma mancha irreparável na reputação daquela gestão.
Esse não é um caso isolado. É um retrato do que acontece, hoje, em centenas de órgãos públicos por todo o Brasil.
O que acontece quando não há preservação?
A ausência de um sistema de preservação digital adequado pode gerar:
- Perda de documentos públicos com valor legal e histórico;
- Comprometimento de transparência, governança e controle social;
- Dificuldade de prestar contas ao TCU, CGU, Ministérios Públicos e Tribunais de Justiça;
- Prejuízos à memória institucional e às futuras gerações;
- Sanções por descumprimento da Lei de Acesso à Informação (LAI).
Em 2022, o Arquivo Nacional relatou que dezenas de órgãos públicos foram autuados por má gestão de acervos digitais, comprometendo sua capacidade de prestação de contas.
Relatório de Atividades – Arquivo Nacional - (https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/acesso-a-informacao/auditorias/relatorios-de-gestao)
A falsa sensação de segurança — o erro que quase todos cometem
“Mas nossos dados estão no servidor da prefeitura...”
“Temos um backup externo...”
“Está tudo na nuvem...”
Essas são respostas comuns — e perigosas.
- Backup não é preservação.
- Nuvem sem controle arquivístico não garante autenticidade.
- Arquivos em PDF sem metadados não garantem valor legal a longo prazo.
Sem processos baseados em normas arquivísticas e jurídicas, a informação está tecnicamente perdida, mesmo que o arquivo ainda “exista”.
Benefícios concretos da preservação digital no setor público
- Segurança Jurídica: Documentos preservados digitalmente possuem validade probatória e proteção contra perdas.
- Eficiência Administrativa: Redução de custos com armazenamento físico e agilidade no acesso às informações.
- Transparência e Governança: Atendimento às exigências da LAI, controle social e auditorias de órgãos fiscalizadores.
- Memória Institucional Viva: Proteção do patrimônio documental, histórico e cultural do órgão.
- Conformidade Legal: Atende plenamente às exigências do CONARQ, Arquivo Nacional, TCU, CGU e demais órgãos reguladores.
A lei não pergunta se você sabia — ela exige que você cumpra
No Brasil, a preservação digital é uma obrigação legal.
- Constituição Federal, Art. 216 – Preservação da memória e dos documentos públicos.
- Lei nº 8.159/1991 – Política Nacional de Arquivos.
- Decreto nº 10.278/2020 – Digitalização com valor legal.
- Resolução nº 43/2015 – CONARQ – Estabelece os requisitos de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).
Não é uma opção. É uma responsabilidade do gestor público, do servidor, do arquivista, do secretário, do prefeito, do diretor e de qualquer autoridade administrativa.
O preço da negligência
- Perda de processos administrativos, contratos, licitações e dados fiscais.
- Impossibilidade de defesa em ações judiciais e questionamentos de órgãos de controle.
- Sanções do Tribunal de Contas, Ministério Público, Controladoria e Arquivo Nacional.
- Comprometimento da transparência, da Lei de Acesso à Informação (LAI) e da governança pública.
- Apagamento da memória institucional e da história local.
E sabe o que é mais cruel? A sociedade nunca esquece quem destruiu a memória de uma cidade, de um estado ou de uma instituição.
E quem faz certo, colhe resultados extraordinários
Municípios que adotaram Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq):
- Têm suas auditorias aprovadas com mais facilidade.
- Reduzem custos com papel, armazenamento físico e retrabalho.
- Melhoram a transparência, conquistam o respeito da comunidade e dos órgãos de controle.
- Garantem a perpetuidade da memória institucional.
- E mais: esses órgãos não correm riscos de processos, multas ou perda de dados.
Como a Brute Force Security pode ajudar órgãos públicos?
A Brute Force Security oferece um serviço especializado em implantação de soluções de preservação digital para o setor público, alinhado às normas do CONARQ, LGPD e ISO 27001.
Nossos serviços incluem:
Implantação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq)
Softwares certificados como Archivematica, Access to Memory (AtoM2) e integração com sistemas de gestão documental.
Digitalização com requisitos legais (Decreto 10.278/2020)
Parametrização de formatos, metadados, OCR, checagem de integridade e segurança.
Plano de Preservação Digital
Gestão de metadados, autenticidade, migração de formatos, estratégias de longo prazo.
Hardening de servidores, segurança, backup e proteção dos repositórios
Implantação de sistemas blindados contra falhas, ataques e perdas.
Consultoria em Governança da Informação, LGPD e ISO 27001 no setor público
Elaboração de políticas, processos e capacitação das equipes.
Treinamento e Capacitação
Formação de agentes internos para gestão, preservação e operação dos sistemas.
Resultados desse investimento
- Conformidade com todas as exigências legais e normativas.
- Redução de riscos jurídicos, administrativos e operacionais.
- Economia com espaços físicos e custos de manutenção documental.
- Fortalecimento da imagem institucional e da transparência.
- Melhoria na prestação de contas e auditorias públicas.
- Preservação do patrimônio documental e da memória social brasileira.
Transforme obrigação em oportunidade
Preservar não é só proteger documentos.
É proteger a história, a governança, a legalidade, a memória social e a própria continuidade da administração pública.
E quem começa essa transformação agora colhe:
- Tranquilidade nas auditorias.
- Redução de custos operacionais.
- Reputação fortalecida perante a comunidade.
- Confiança dos órgãos fiscalizadores.
- Legado preservado para gerações futuras.
Sua instituição já está protegendo seu acervo corretamente? Ou está apenas “acumulando arquivos digitais” esperando o desastre?
Oferecemos um Diagnóstico Gratuito de Riscos na Preservação Digital e na Segurança da Informação.
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